BLOG
Nasz portal pomaga przedsiębiorcom w znalezieniu Inwestorów oraz prezentuje ciekawe formy inwestycji

Jak pisać maile służbowe - proste zasady pisania maili w pracy

 

Jak pisać maile służbowe - proste zasady pisania maili w pracy

Wiadomości, które wysyłamy w celach służbowych, powinny zawierać właściwy adres. Nie chodzi tutaj o odbiorcę, bo to jest najważniejsze – w końcu wiadomość musi dotrzeć poprawnie w odpowiednie miejsce, ale istotny jest nasz właściwy adres e-maila. Powinna być to służbowa skrzynka, a w nazwie imię i nazwisko. Niestosowne jest pisanie wiadomości elektronicznych z kont o nazwie „buziaczek” czy „blondynek” albo „Jasiek88”. Możemy być wówczas potraktowani jako osoby infantylne, a taka wiadomość po prostu nie zostanie potraktowana poważnie. Istotny jest także tytuł naszej wiadomości. Wpływa to na szybką reakcję i odpowiedź gdy wiadomość jest pilna lub sugeruje że nie jest to coś naprawdę ważnego i można się zająć odpowiedzią w drugiej kolejności. W dalszej kolejności warto stosować oficjalne zwroty powitalne. Unikamy określeń typu „Witam”, dużo lepiej zastosować po prostu „Szanowna Pani/Panie” lub po prostu „Dzień dobry”. Polecanym zwrotem na końcu wiadomości jest także stosowanie grzecznościowego Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem”. Stosowanie tradycyjnego „Pozdrawiam” sugeruje mniejszą powagę i mniej oficjalny stosunek do odbiorcy. Nie trzeba chyba dodawać, że podstawa to przede wszystkim stosowanie znaków interpunkcyjnych i przestrzeganie zasad poprawnej pisowni.

Na służbowe e-maile warto odpowiadać jak najszybciej, oczywiście nie jest to zasada że tak zawsze trzeba, ale nie warto odwlekać w nieskończoność, to tez pokazuje stosunek do nadawcy i to w jaki sposób podchodzimy do pracy. Udzielanie odpowiedzi po iluś dniach czy tygodniach nie jest mile odbierana.

Przy wysyłaniu wiadomości elektronicznych często stosuje się zwrot dotyczący potwierdzenia odbioru i przeczytania takiej wiadomości.

 

Podstawa pisania wiadomości służbowych – treść maila

Treść maila powinna być konkretna i na temat. Lanie wody, przegadana, zbyt długa wiadomość zanudza a do tego jest mało estetyczna i nieczytelna.
Warto zacząć wiadomość od kluczowych informacji. W przeciwnym razie nasz odbiorca w pośpiechu przeskanuje wzrokiem tekst i niekoniecznie dostrzeże to, co dla nas jest najważniejsze. Chcąc uzyskać treściwą odpowiedź warto stosować pytania zamknięte i przesyłać konkretne treści.
No dobrze, ma być krótka wiadomość ale czy nie będzie za krótka? Pamiętajmy że wiadomość pisana musi być w taki sposób aby odbiorca wiedział co chcemy mu przekazać. Nasycenie skrótami, luźno rzuconymi hasłami i chaotycznymi myślami sprawia, że treść staje się niezrozumiała.
Kolejny błąd jaki często występuje przy wiadomościach elektronicznych, służbowych to nadmiar emotikon typu uśmieszki. O ile w bardziej prywatnych, koleżeńskich mailach możemy sobie na nie pozwolić, o tyle biznesowa, oficjalna korespondencja zawierająca takie znaki mogą sugerować brak szacunki i profesjonalizmu czy też zbyt szybkie skrócenie dystansu.
To samo tyczy się wszelkiego rodzaju skrótów, które z jednej strony ułatwiają komunikację, ale z drugiej ich przesadne i zbyt częste stosowanie, szczególnie w korespondencji oficjalnej nie jest dobrze postrzegane. Po prostu niektóre kwestie wymagają bowiem rozwinięcia i wyjścia poza skróty, a w formalnej korespondencji takie wtrącenia są nie na miejscu.
Pisanie dużymi literami, wersalkami czy pogrubienia treści maila, to sposób na lepsze dotarcie do odbiorcy, żeby zwrócił uwagę na istotę wiadomości. Jednak powinno się to stosować sporadycznie i w uzasadnionych przypadkach, żeby nie zostało to odebrane jako wyraz zdenerwowania czy irytacji.

 

W jakich porach wysyłać?

Ważna jest też pora wysyłania maili służbowych. Wysyłanie takich wiadomości w piątkowe popołudnie nie jest najlepszym czasem, lepiej odłożyć to na poniedziałek. To samo tyczy się okresu świątecznego, czy weekendów. Pora wysyłania elektronicznej korespondencji dość znacząco wpływa na ocenianie nas przez odbiorcę. Szanując siebie nawzajem lepiej zatem nie wysyłać maili w nieodpowiednich dniach i godzinach, bo może być to odebrane jako nietaktowne, nieodpowiednie traktowanie drugiej strony.

Pisząc służbowego maila przeważnie skupiamy się głównie na tym co chcemy przekazać, a nie w jaki sposób. A to jest bardzo ważne tak samo jak jego treść. Odbiór wiadomości będzie skutkował tym czy szybko i czy w ogóle otrzymamy odpowiedź na wysłanego maila.
Tak więc piszmy krótko i zwięźle, długość powinna zawierać się w oknie podglądu treści programu pocztowego. Jeżeli treści jest więcej lepiej dołączyć załącznik, który będzie zawierał dokument np. w formacie pdf z odpowiednio ułożoną treścią, gdzie wszelkie znaki specjalne będą poprawnie wyświetlane.

 

Podpis-ważny element wiadomości służbowej

Nie można też zapominać, że pod każdym mailem oficjalnym powinien znaleźć się podpis. Można to zrobić, wpisując pełne imię i nazwisko (razem ze stanowiskiem) lub – jeśli jest to kolejna odpowiedź na wiadomość – dodając same inicjały. W firmach, zwłaszcza tych zajmujących się pracą biurową, każdy pracownik ma swoją stopkę w formularzu wiadomości (z imieniem i nazwiskiem adresata oraz danymi firmy, którą reprezentuje).

Odpowiadając na otrzymanego maila, powinniśmy odnieść się do wszystkich zadanych pytań, a nawet nieco rozbudować swoją treść odpowiedzi, w ten sposób odbiorca otrzyma wyczerpujące odpowiedzi na zadane pytania i poruszone zagadnienia. Ponadto sprawimy wtedy wrażenie bardziej kompetentnych a firma będzie odebrana jako poważna i konkretna. Można też dołączyć wiadomość oryginalną, będzie to kontynuowaniem treści niejako rozmowy, jednak jeżeli poruszamy różne tematy i kwestie w mailach, nawet adresując je do tej samej osoby, warto każdy zaczynać na nowo z nowym tematem.

Na koniec warto jeszcze raz powrócić do poprawnej pisowni i unikania błędów ortograficznych oraz interpunkcyjnych. Wiele osób popełnia błąd stawiając przecinek po zwrocie „Pozdrawiam”, z kolei inni zaczynając treść wiadomości od zwrotu „Szanowni Państwo” na końcu nie stawiając kropki, a dalszą treść maila rozpoczynają dużą literą, to także błąd. Lepiej wtedy postawić przecinek i rozpocząć od nowej linii treść maila już z małych liter. Bardzo często stosowany jest wykrzyknik po zwrocie „Szanowni Państwo”, ma on zarówno zwolenników jak i przeciwników, jednak warto tutaj troszkę powstrzymać się od stosowania tego znaku interpunkcyjnego, bo jest on wołaniem, jakbyśmy krzyczeli żeby ktoś usłyszał głośno i wyraźnie i to pokazuje taki dość „nerwowy” charakter wysłanej wiadomości. Nie będzie to odebrane pozytywnie.
Trzeba przemyśleć co chcemy wysłać, do kogo wysyłamy i wstępnie ułożyć treść, a następnie jeszcze przed wysłaniem sprawdzić błędy, przeczytać jeszcze raz i ostatecznie podjąć decyzję czy taki mail będzie poprawny. Pośpiech i wysyłanie służbowych oficjalnych wiadomości szybko i bez zastanowienia może skutkować brakiem kontaktu, a co za tym idzie naszą frustracją, że wysłaliśmy wiadomość na którą nie otrzymujemy odpowiedzi.  


Fot.: https://unsplash.com/photos/uGcDWKN91Fs



Zobacz również

Oszczędności w firmie – sposoby na redukcję kosztów

Wiele firm boryka się z problemami wydatków, właściciele muszą wprowadzać oszczędności. Jednak oszczędności to tak naprawdę nie tylko wydatki ale i rozwój firmy. Często sami pracownicy patrzą przychylnie na optymalizację kosztów, dzięki wdrożeniu automatyzacji procesów, zrealizowanych jest więcej zadań a pracownik może liczyć na realne profity.

Motywowanie pracowników - jak skutecznie to robić ?

Produkt w sieci reklamować można na różne sposoby. Z resztą samo założenie sklepu internetowego wydaje się proste i dostępne dla każdego. Skoro wielu z nas korzysta podczas zakupów z oferty sklepów online, można by założyć, że sprzedaż w internecie idzie gładko. Niestety rzeczywistość jest zupełnie inna, a problemy w sprzedaży online zdarzają się często. Pomimo że sam sklep jest skonstruowany poprawnie i zbudowany w pełni profesjonalnie, produkty mogą nie trafiać do odbiorców lub ich widoczność w sieci może być zbyt mała.

Jak napisać wezwanie do zapłaty - prosty przykład

Wezwanie do zapłaty to narzędzie tzw. miękkiej windykacji oraz sposób polubownego załatwienia sprawy z dłużnikiem. Jest to wymóg aby wystąpić na ścieżkę sądową. Zdarza się, że mamy do czynienia z nierzetelnym kontrahentem i musimy odzyskać swoją należność. Takie wezwanie powinno spełniać kilka funkcji. Przede wszystkim należy poinformować o istniejącym zobowiązaniu oraz jego wysokości. Trzeba też ustanowić termin na uregulowanie należności, a także poinformować o konsekwencjach, wynikających z przekroczonego terminu

Promowanie produktu - jak skutecznie promować produkt w internecie

Produkt w sieci reklamować można na różne sposoby. Z resztą samo założenie sklepu internetowego wydaje się proste i dostępne dla każdego. Skoro wielu z nas korzysta podczas zakupów z oferty sklepów online, można by założyć, że sprzedaż w internecie idzie gładko. Niestety rzeczywistość jest zupełnie inna, a problemy w sprzedaży online zdarzają się często. Pomimo że sam sklep jest skonstruowany poprawnie i zbudowany w pełni profesjonalnie, produkty mogą nie trafiać do odbiorców lub ich widoczność w sieci może być zbyt mała.

Struktura biznesplanu: z czego powinien składać się biznesplan?

Biznesplan to swego rodzaju dokument sporządzany przy ubieganiu się o wszelkiego rodzaju dofinansowania. Powinien zawierać rzeczowe dane. Struktura biznesplanu głównie zależy od wielkości firmy, oraz tego w jakim celu jest sporządzany. Przed przygotowaniem biznesplanu, warto byłoby ustalić jego składowe. Nie ma szczególnych wytycznych z czego ma się składać, jednak podstawowe informacje powinny być zawarte w każdym typowym biznesplanie.

Poszukuję inwestora – jak nie dać się oszukać

Niezliczona ilość ogłoszeń o treści poszukuję inwestora znajduje się na specjalistycznych stronach internetowych, oferujących swoim użytkownikom możliwość kontaktowania dwóch stron w biznesowych wzajemnościach. Poszukuję inwestora, tak brzmi ich zasadniczy wątek, nie dziwi to nikogo ponieważ, inwestorzy z kapitałem stanowią nierzadko jedyną dostępną alternatywę dla upadających firm i ich właścicieli. Tych ostatnich zwyczajnie nie stać na kredyty...

Wszelkie prawa zastrzeżone. © 2021 Progres Solution
Projekt i wykonanie: MEETMEDIA